Document Controller

Cette fiche métier décrit les fonctions d’un Document Controller en entreprise.

Définition et missions

Fondamentalement, le Document Controller est un documentaliste technique d’entreprise ; sa principale mission est de collecter, enregistrer, gérer et rendre accessible l’ensemble de la documentation contractuelle nécessaire à la conduite d’un projet d’ingénierie ou d’un chantier, ou bien à la maintenance des équipements d’un site industriel. Cette mission concerne à la fois les documents reçus (des fournisseurs, sous-traitants ou cotraitants) – et les documents produits par les équipes d’ingénieurs du maître d’œuvre. Le Document Controller est le garant de la qualité de la documentation qu’il diffuse, conformément aux spécifications du cahier des charges du projet ; il est aussi le garant de la traçabilité de ces documents. La fonction de Document Controller présente de nombreuses similarités avec celle de Records Manager (gestion des archives courantes et intermédiaires).

Selon le contexte, les missions d’un Document Controller peuvent être, par exemple, les suivantes :

  • apporter un support aux responsables d’affaires pour leur permettre de répondre aux appels d’offres ;
  • réceptionner, enregistrer et gérer la documentation des fournisseurs, et relancer ces fournisseurs lorsque la documentation n’a pas été reçue ;
  • réceptionner, contrôler, enregistrer et diffuser la documentation aux équipes du projet (internes ou externes) ;
  • réceptionner, contrôler et livrer la documentation finale au client.

La mission du Document Controller comprend notamment les tâches suivantes :

  • l’analyse et l’évaluation du flux de la production documentaire, résultant de l’analyse de l’activité des équipes du maître d’œuvre ;
  • l’établissement de la nomenclature des documents, et la définition des règles de codification des documents par référence à cette nomenclature ;
  • l’élaboration d’un plan de classement ou d’un référentiel de classement des documents (matérialisé, par exemple, par une arborescence de « dossiers », « sous-dossiers », etc.) ;
  • l’élaboration d’une taxonomie permettant de regrouper les documents par type de document, par exemple en « catégories », « sous-catégories », etc. ou d’effectuer des recherches par « mots clé » ;
  • la définition du « workflow » documentaire, comprenant la définition des rôles des différents acteurs du projet, la définition des tâches et des circuits de production, révision, approbation, validation et diffusion des documents, ainsi que la gestion des versions de documents.

Le rôle du Document Controller est de veiller à ce que tous les acteurs du projet produisant de la documentation respectent les procédures prévues, et à ce que les délais soient respectés. Il assure une fonction de reporting auprès des équipes en charge de la conduite et du suivi des projets, ou du management.

Enfin, le Document Controller s’assure, en fin de projet, qu’il possède la documentation complète, en version finale et validée, afin de constituer le dossier de fin d’affaire à livrer au client, et d’archiver ce dossier.

Outils

Pour mener à bien ses missions, le Document Controller pourra utiliser un système de gestion documentaire ou un système de GED (gestion électronique de documents. Ce système devra permettre la gestion d’une documentation mixte, papier et électronique. Les systèmes de GED « collaborative » sont tout-à-fait indiqués, car ils intègrent un « moteur de workflow ». Les systèmes les plus courants sont Alfresco, Documentum et Microsoft SharePoint.

Contexte d’exercice du métier

Le Document Controller intervient principalement dans le cadre de chantiers, ou de projets industriels ou d’ingénierie ; il fait partie intégrante des équipes d’ingénierie et occupe au sein de celles-ci une position centrale et déterminante ; ces équipes peuvent être constituées de chargés d’affaires, d’ingénieurs, d’inspecteurs, du procurement (l’équipe chargée des approvisionnements), de la construction, du commissioning (l’équipe chargée de la recette), etc. Le Document Controller peut exercer ses responsabilités au sein d’un Document Control Center (centre de documentation d’entreprise). La position du Document Controller nécessite qu’il entre en communication au plus vite avec tous les corps d’ingénierie représentés sur le chantier ou dans le projet.

Selon le contexte, un projet peut durer de six mois à quatre ans environ. Au cours de la mise en œuvre du chantier ou du projet, une quantité importante de documentation technique, liée aux études ou à la construction, sera produite et circulera entre divers intervenants. Le volume de documents peut être important ; à titre d’exemple, il peut atteindre un volume 200 000 documents pour des projets menés dans le secteur du pétrole par des équipes internationales. Les types de documents gérés, essentiellement de nature technique, sont déterminés par la nature du chantier ou du projet ; il s’agira par exemple de différents types de plans produits avec des outils de CAO, de notes de calcul, de rapports de test, etc.

On trouvera des positions de Document Controller chez le maître d’ouvrage (ou le client, aussi appelé Company), ou bien chez le maître d’œuvre (chargé de la réalisation du projet, aussi appelé Contractant), ou chez ses sous-traitants ou cotraitants, ou bien encore chez les fournisseurs (aussi appelés « vendeurs »). Selon la nature du chantier ou du projet on peut compter de un à plusieurs Contractants.

Appellations du métier

Selon son expérience, le niveau et l’étendue de ses responsabilités, ou bien la position qu’il occupe, on trouvera des postes intitulés Senior Document Controller (documentaliste confirmé), Lead Document Controller (responsable principal), Document Controller Coordinator (coordinateur, chargé du management d’une équipe), Document Controller Engineering (chargé de la gestion de la documentation au sein des équipes d’ingénierie), ou bien encore Document Controller Vendor(chargé de la gestion de la documentation des fournisseurs).