Glossaire de terminologie achivistique

Les définitions qui suivent sont principalement extraites de différentes normes, standards ou dictionnaires, dont la norme internationale ISO 15489 sur le record management (ISO 15489-1:2001, ISO/TR 15489-2:2001), les normes internationales du Conseil international des archives et le dictionnaire de terminologie archivistique de la Direction des archives de France.

accès (access)
Droit, modalités et moyens de rechercher, d’exploiter ou de retrouver l’information. Possibilité de consulter les documents d’un fonds ; il est généralement soumis à des règles ou à des conditions.
accroissement (accrual)
Entrée complétant un fonds déjà conservé dans un dépôt.
archives courantes (current records, records)
Dans le cycle de vie des archives, documents conservés pour le traitement des affaires courantes.
archives définitives (accessioned archives)
Dans le cycle de vie des archives, documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus susceptibles d’élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires, et qui sont conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche.
archives historiques
Documents conservés ou à conserver sans limitation de durée pour la documentation historique de la recherche.
archives intermédiaires (noncurrent records, semi current records)
Dans le cycle de vie des archives, documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme des archives définitives).
archives
Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.
article (item)
Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement. L’article constitue tout à la fois une unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives.
auteur (author)
Personne physique ou morale responsable du contenu intellectuel d’un document. Ne pas confondre avec le producteur.
autorité archivistique
(archival authority) Institution ou service d’archives en charge de la sélection, de la collecte et de la conservation des archives, de leur mise à disposition et de l’approbation des éliminations des archives non historiques.
classement (arrangement)
Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d’archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat.
classement (classification)
Identification systématique et classement des activités et/ou des documents d’archives en catégories suivant l’organisation logique d’un système de classification et en accord avec ses principes, ses méthodes et ses règles.
collection (collection)
Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support, sans considération de leur provenance, par opposition au fonds d’archives constitué de façon organique.
collectivité (corporate body)
Toute organisation ou groupe de personnes identifié par un nom particulier ou qui agit ou peut agir en tant qu’entité. Peut inclure une personne privée agissant en tant que personne morale.
conservation (custody)
Une des fonctions fondamentales d’un service d’archives consistant à garder physiquement et à assurer la protection des documents qui lui sont confiés, sans nécessairement préjuger de leur propriété juridique ni des conditions de leur communication.
conservation (preservation)
Actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle de documents authentiques.
conversion (conversion)
Action de transférer des documents d’un support à un autre, ou d’un format à un autre.
description archivistique (archival description)
Représentation précise d’une unité de description, et de ses composantes éventuelles, obtenue en sélectionnant, en analysant et en ordonnant toute information permettant d’identifier, de gérer et de localiser les documents d’archives et d’expliquer leur contenu et le contexte de leur production. L’expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat.
destruction (destruction)
Action d’éliminer ou de supprimer des documents, de façon irréversible.
document d’archives (archive, record)
Document créé, reçu et préservé à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité.
document (document)
Information portée sur un support, indépendamment de la nature de celui-ci. Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité.
dossier clos (closed file)
Ensemble de documents relatifs à une affaire terminée et réglée, non susceptible d’accroissement, par opposition à un dossier ouvert.
dossier ouvert (open file)
Ensemble de documents relatifs à une affaire en cours, susceptible d’accroissement, à l’inverse d’un dossier clos.
dossier (file)
Ensemble de documents regroupés, soit par le producteur pour son usage courant, soit dans le processus du classement d’archives, parce qu’ils concernent un même sujet ou une même affaire. Le dossier est ordinairement l’unité de base à l’intérieur d’une série organique.
durée d’utilité administrative
La durée d’utilité administrative (DUA) est la durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final – ou sort final. Cette durée constitue la durée minimale de conservation du document.
enregistrement (registration)
Action de donner un identifiant unique à un document au moment de son archivage.
évaluation (appraisal)
Procédure permettant de déterminer les règles de conservation des documents.
fonds (fonds)
Ensemble des documents quels que soient leur type et leur support, créé ou reçu de manière organique et utilisé par une personne physique ou morale, dans l’exercice de ses activités.
indexation (indexing)
Action de définir des points d’accès pour faciliter le repérage des documents et/ou des informations.
institution de conservation (institution with archival holdings)
Organisme qui détient et préserve des documents d’archives et les rend accessibles au public.
instrument de recherche (finding aid)
Terme générique désignant tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d’archives dans l’exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents d’archives.
intitulé (title)
Mot ou locution désignant une unité de description.
métadonnées (metadata)
Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps.
migration (migration)
Action de transférer des documents d’un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité.
niveau de description (level of description)
Niveau de l’unité de description (série, dossier, pièce) dans la description hiérarchique d’un fonds.
notice d’autorité (authority record)
Notice donnant la forme autorisée du nom d’une entité, comprenant des éléments d’identification et de description de cette entité, et pouvant être mise en relation avec les notices descriptives d’autres entités.
personne morale (corporate body)
Organisme ou groupe de personnes doté d’une personnalité juridique mais sans existence corporelle.
pièce (item)
La plus petite unité intellectuelle d’archives, par exemple une lettre, un mémoire, un rapport, une photographie, un enregistrement sonore.
point d’accès (access point)
Nom, mot-clé, entrée d’index, etc., permettant de rechercher et de retrouver une description.
producteur (creator)
Toute entité (collectivité, famille ou personne) qui a créé ou reçu des documents d’archives dans le cadre de ses activités.
provenance (provenance)
Relation entre des documents et leur producteur.
qualificatif (qualifier)
Information ajoutée à un élément de description dans le but de préciser la nature de cette information.
records management (records management)
Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.
responsabilité (accountability)
Principe selon lequel les personnes physiques et morales, ainsi que la collectivité, sont responsables de leurs actions et peuvent être tenues d’en rendre compte.
série organique (series)
Division organique d’un fonds, correspondant à un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme.
sort final (disposition)
Information relative à la décision de conservation, de destruction ou de transfert des documents, explicitée dans une charte d’archivage ou tout autre outil de référence.
sous-fonds (sub-fonds)
Division organique d’un fonds, correspondant aux divisions administratives de l’institution ou de l’organisme producteur, ou, à défaut, à un regroupement géographique, chronologique, fonctionnel, ou autre, des documents. Quand le producteur a une structure hiérarchique complexe, chaque sous-fonds est lui-même subdivisé, autant que nécessaire, pour refléter les niveaux hiérarchiques.
système d’archivage (records system)
Système d’information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessibles à terme.
titre forgé (supplied title)
Intitulé attribué à un document qui n’en comporte pas.
titre (formal title)
Intitulé figurant explicitement dans ou sur le document.
traçabilité (tracking)
Fait de créer, d’enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l’utilisation des documents.
transfert (transfer “movement”)
Action de changer la localisation des documents.
type (form)
Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, physiques (par exemple : aquarelle, dessin) et/ou intellectuels (par exemple : journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération…).
unité de description (unit of description)
Document ou ensemble de documents de toute nature traités comme une entité, et formant la base d’une description.
versement (transfer “custody”)
Action de transférer la conservation physique, la propriété ou la responsabilité de documents.